Software de programación para mediación social
Organice sesiones informales, visitas de divulgación y talleres con PlanningPME.
- El sector: servicios de apoyo local… tanto presenciales como móviles.
- Por qué la planificación es un área de trabajo "fundamental" para los mediadores
- 8 beneficios de PlanningPME para sus equipos de mediación
- Lo que PlanningPME ofrece específicamente a las organizaciones de mediación social
- Tabla comparativa: hoja de cálculo versus gráfico en papel versus PlanningPME
- 3 ejemplos prácticos de cómo usar la planificación en su trabajo diario
- Configura PlanningPME sin aumentar su carga de trabajo.
- Una planificación que protege el servicio… y al equipo.
- Casos de éxito de clientes - Citas de clientes
- FAQ
En pocas palabras
En una organización de mediación social y acceso a servicios públicos (como un mostrador de recepción, equipos móviles, mediación de transporte o talleres de informática), la planificación no es "solo" una agenda: es la herramienta que garantiza la recepción del usuario, la continuidad del servicio y la calidad del apoyo prestado. Entre los turnos de trabajo en múltiples ubicaciones, las visitas de asistencia social, los talleres grupales, el tiempo de viaje, las ausencias y las habilitaciones, la planificación puede complicarse rápidamente. Los miembros del personal (mediadores, coordinadores, personas de contacto) necesitan una planificación clara, compartida y fiable al que puedan acceder in situ.
El sector: servicios de apoyo local… tanto presenciales como móviles.
Los centros de mediación ofrecen apoyo personalizado, gratuito y a menudo sin necesidad de cita previa, en una ubicación fija o de forma móvil, con acceso a recursos digitales cuando estén disponibles. Gracias a una red de socios nacionales, permiten al personal gestionar una amplia gama de asuntos (impuestos, empleo, pensiones, identificación, registración etc.). En la mediación social, el objetivo es también fortalecer la cohesión social, garantizar el acceso a los derechos y prevenir y gestionar las tensiones y los conflictos cotidianos.
Consecuencia directa para los equipos : Un día típico implica una combinación de tareas de recepción, apoyo administrativo, apoyo digital, actividades grupales y, ocasionalmente, apoyo en materia de transporte (autobús/tren), con un número significativo de eventos inesperados.Por qué la planificación es un área de trabajo "fundamental" para los mediadores
En este sector, una planificación eficaz debe tener en cuenta limitaciones muy específicas:
- Una amplia gama de actividades y servicios. : Sesiones informativas sin cita previa, apoyo a los proveedores de servicios (por ejemplo, finanzas públicas), talleres informáticos individuales y grupales, iniciativas de prevención de conflictos, eventos temáticos (movilidad, prácticas ecológicas, etc.).
- Diversidad de usuarios del servicio : jóvenes, adultos mayores, personas que trabajan, personas en programas de reinserción y personas con discapacidad… (que requieren sólidas habilidades interpersonales y un enfoque adaptable).
- Trabajando en múltiples ubicaciones : El mismo empleado puede trabajar en un punto de recepción, luego en una parada de divulgación sobre el terreno y, posteriormente, en un taller.
- Costes de tiempo inevitables : Viajes, coordinación, reuniones, introducción de datos, tutoría/formación.
- Cualificaciones y habilidades : Para ciertos puestos se requieren cualificaciones y/o habilidades específicas.
- Ausencias que deben ser atendidas sin interrumpir los servicios: vacaciones, baja por enfermedad, tiempo libre compensatorio y formación.
Una hoja de cálculo podría funcionar... hasta que el equipo crezca, aumente el número de trabajo de campo y sea necesario encontrar y gestionar rápidamente personal de reemplazo.
Plantillas de planificación del trabajo
8 beneficios de PlanningPME para sus equipos de mediación
- Vista centralizada de múltiples sitios y equipos móviles. : Quién está dónde, a qué hora y qué tipo de acción está realizando.
- Programación de turnos en función de las habilidades/cualificaciones. : Asigne a las personas adecuadas a los turnos adecuados (la gestión de habilidades está disponible en PlanningPME Web Access).
- Gestión de vehículos : Al planificar un equipo sobre el terreno, reserve un vehículo al mismo tiempo para evitar conflictos de reservas.
- Visualización de los costes de tiempo invisibles : Viajes, coordinación, introducción de datos: todo ello para lograr un cronograma realista.
- Actividades recurrentes : Configura programaciones recurrentes (semanales/mensuales) y modifica únicamente las excepciones.
- Derechos de acceso del usuario : Cada usuario ve solo la información relevante.
- Generación de informes y exportación a Excel : Extraer datos y crear paneles de control (exportación/sincronización con Excel).
- Acceso en línea y sincronización del calendario : Acceso remoto, con la opción de sincronizar con Google Calendar según la configuración.
Lo que PlanningPME ofrece específicamente a las organizaciones de mediación social
PlanningPME está diseñado para ayudarle a planificar recursos (personal y equipo) y actividades en un calendario compartido: ideal cuando se gestionan mediadores, servicios de guardia, iniciativas grupales y trabajo de campo. En la práctica, puede estructurar su planificación en torno a tres elementos clave:
- Recursos humanos
Equipo de mediadores, personal de recepción y diversos coordinadores.
- Recursos materiales
Flota de vehículos, habitaciones/espacios y equipos compartidos.
- Actividades y estados de las tareas
Ejemplos de actividades: turnos de guardia, asistencia, talleres de informática, gestión de transporte, reuniones, formación, tiempo de viaje. Ejemplos de estados de tareas para una vista operativa de la planificación: no iniciada / en curso / completada / en espera / pospuesta
Tabla comparativa: hoja de cálculo versus gráfico en papel versus PlanningPME
| Criterios | Hoja de cálculo (Excel/Hojas de cálculo) | En papel | PlanningPME |
|---|---|---|---|
| Actualizaciones en tiempo real (multiusuario) | Parcial (necesita actualizaciones) | No | Sí |
| Centros de atención sin cita previa en múltiples ubicaciones / servicios de extensión comunitaria | Manual | Manual | Sí |
| Habilidades / Cualificaciones | Manual | No | Sí |
| Ausencias (vacaciones, enfermedad, tiempo libre compensatorio, formación) | Manual | Manual | Sí |
| Personal de reemplazo en caso de circunstancias imprevistas. | Difícil | Difícil | Sí |
| Vehículos / equipos | No apto | No | Sí |
| Tiempo de viaje | Manual | Manual | Sí |
| Derechos de acceso de los usuarios (administradores, equipos) | Limitado | No | Sí |
| Exportaciones e informes (actividad, volumen) | Sí | No | Sí (incluida la exportación a Excel) |
| Acceso móvil/remoto | Partial | No | Sí (en línea) |
3 ejemplos prácticos de cómo usar la planificación en su trabajo diario
1) Servicio de guardia: garantizar que el servicio permanezca abierto a pesar de las ausencias del personal.
Una mañana, alguien llama para decir que está enfermo. Sin las herramientas adecuadas, acabamos en "modo pánico": llamadas telefónicas, mensajes, cambios de última hora en hojas de cálculo de Excel... y a veces la información no llega al lugar adecuado a tiempo.
Con PlanningPME, el coordinador puede verlo inmediatamente :
- que esté disponible durante ese intervalo de tiempo (y que no esté ya de viaje o en un taller)
- quien tenga las cualificaciones necesarias
- ¿Qué servicios son críticos (servicios sin cita previa, afluencia de público prevista, etc.)?
Resultado : Se encuentra personal de reemplazo con mayor rapidez, se reduce el estrés y se garantiza la continuidad del servicio.
2) Equipo móvil: programación de mediadores, vehículos y tiempos de viaje.
En lo que respecta al teletrabajo, la verdadera cuestión no es solo "quién trabaja", sino dónde trabaja, qué utiliza y durante cuánto tiempo.
En PlanningPME, puede planificar :
- equipos de terreno
- vehículos
- destinos (barrio/pueblo/punto de recepción)
- viajar como actividad en sí misma.
De esta forma, evitará errores en su agenda: : Se reserva un vehículo dos veces a la misma hora, o se programa una cita en el taller para las 14:00 sin tener en cuenta los 45 minutos de viaje.
3) Taller de habilidades digitales y actividades grupales: encontrar el equilibrio entre eventos y atención a los usuarios del servicio.
Los talleres de inclusión digital y las actividades temáticas son esenciales… pero no deben ocupar todo el tiempo disponible en detrimento de la atención a los usuarios del servicio.
PlanningPME le permite visualizar la semana con una visión general clara de las actividades: :
- Horario de recepción/oficina
- Talleres grupales
- Apoyo individual
- Tiempo para la coordinación
Objetivo : Para garantizar una distribución equitativa de la carga de trabajo, se mantienen los talleres y la calidad del servicio es constante.
Configura PlanningPME sin aumentar su carga de trabajo.
- Identificar las principales categorías de actividades (recepción, trámites administrativos, servicios de habilidades digitales, transporte, talleres, coordinación, viajes).
- Enumerar las habilidades y cualificaciones pertinentes (por ejemplo, prevención de conflictos, trabajo con grupos públicos específicos).
- Organizar los lugares de trabajo (fijos y móviles) utilizando etiquetas claras y coherentes.
- Estandarizar las etiquetas de ausencia (vacaciones, baja por enfermedad, tiempo libre compensatorio, formación) para garantizar que la información sobre disponibilidad sea fiable.
- Establecer una rutina: una reunión de coordinación semanal + una regla sencilla para los cambios (por ejemplo, quién aprueba, quién informa).
Una planificación que protege el servicio… y al equipo.
En la mediación social, el objetivo no es simplemente “cumplir con los requisitos mínimos”. Significa cumplir nuestra promesa de estar ahí para los usuarios del servicio: recepciones, orientación, apoyo y, a veces, ofreciendo empatía. Con una planificación compartida y estructurada, se reduce la carga de trabajo mental, se gestiona mejor al personal de reemplazo y se da mayor visibilidad a quienes están en primera línea, precisamente donde se determina la calidad del servicio.
Casos de éxito de clientes - Citas de clientes
Citas de clientes
Lea el testimonio de nuestro cliente Mairie de Bagneux
El Ayuntamiento de Bagneux presenta su organización para gestionar fácilmente la planificación de los agentes en el ayuntamiento
Presentación de la empresa
El Ayuntamiento de la ciudad de Bagneux se compone de :
800 agentes entre los cuales
1 servicio de mantenimiento: 200 agentes
1 departamento de comunicación / relaciones públicas que gestiona 14 salas comunales
Necesidades de planificación
Nuestras principales necesidades en términos de planificación fueron:
1 -Cómo identificar rápidamente al personal de mantenimiento presente y disponible sabiendo que el servicio se encarga de:
- el mantenimiento de 10 escuelas con 3 o 4 turnos de trabajo de intervención y 5 perfiles de agentes (agente de limpieza, conserje, líder de grupo etc)
- mantenimiento de edificios comunales (ayuntamiento, teatro, centro de salud municipal, centro sociocultural, salas comunales)
2- Identificar los períodos de ocupación de las salas comunales para programar las intervenciones de mantenimiento del servicio de mantenimiento / Sector de mantenimiento de los edificios comunales.
Administrar los equipos municipales
PlanningPME nos permite tener una visualización de las disponibilidades de los agentes del servicio sobre una semana o sobre el mes (mantenimiento - 200 agentes). Esto permite al administrador definir mejor las necesidades para reforzar uno u otro equipo.
Cuando un administrador de sitio informa de la ausencia de alguién en un día determinado, PlanningPME permite ver si una vuelta está prevista rapidamente (agente en formación, día libre …) y por lo tanto aconsejar el responsable sobre las tareas prioritarias que se llevarán a cabo mientras se espere el regreso del trabajador. En caso de una ausencia que va a durar más tiempo (enfermedad, vacaciones) preever el envío de refuerzos.
El software también nos permite identificar al personal trasladado de un sitio para reforzar otro. PlanningPME también nos permitirá identificar la cantidad de recursos disponibles por sitio, en función de su habilidad, etc.
Además, PlanningPME permite la gestión de la ocupación de salas comunales. Podemos programar la intervención de agentes de mantenimiento basados en los tiempos libres. Por otro lado, sepuede monitorar el número de salas ocupadas por hora por clientes (asociaciones, individuos, servicios del municipio, empresa).
FAQ
Sí. Usted planifica los turnos y se asegura de que se cuente con el personal con las habilidades adecuadas durante los horarios de apertura, al tiempo que deja margen para lo inesperado (sustituciones o personal adicional).
Sí. Puede programar tanto al personal como el equipo dentro de la misma herramienta, lo que evita errores de reserva y simplifica la organización de las visitas.
Se puede extraer datos y exportarlos a Excel para consolidar métricas clave (volumen, distribución de tareas, tiempo dedicado a cada actividad) y crear sus paneles de control.
Sí. PlanningPME Web Access le permite gestionar habilidades y asignar tareas específicas en consecuencia, lo cual resulta útil para cualificaciones y tareas delicadas.
