¿Cómo reprogramar una reunión, cita, evento o cualquier tarea?

Las razones comunes incluyen:

• Doble reserva o cambios de prioridad
• Enfermedad, tareas urgentes o emergencias
• Asistentes clave o empleados no disponibles

Reprogramar no es un fracaso, es una realidad común. La clave es gestionarlo de manera profesional.

Prueba PlanningPME para mejorar la reprogramación

Aquí tienes ejemplos de los tres tipos más comunes de reclasificación que se encuentran en diferentes sectores.

Un técnico programado para una instalación el martes llama para decir que está enfermo

• Impacto en la organización : Las tareas o nombramientos deben ser reasignados o pospuestos
• Solución : Reasigna la tarea de instalación a otro técnico disponible con las mismas habilidades, o posponla a la siguiente fecha disponible. Notifique al cliente si cambia la fecha de instalación.

Un cliente solicita trasladar su cita del jueves por la tarde al viernes por la mañana.

• Impacto en la organización : El trabajo planificado debe retrasarse o ajustarse
• Solución : Actualizar la planificación y los recursos y enviar una nueva confirmación al cliente y al equipo. Proponer otra cita si no tiene disponibilidad en la agenda.

Hay un problema operativo o técnico (fallo del equipo, retraso en el suministro, mal tiempo)

• Impacto en la organización : Las tareas no pueden empezar ni terminar según lo planeado
• Solución : Identificar las tareas y recursos afectados y luego ajustar la agenda posponiéndolos o reasignándolos. Notificar a los clientes o equipos afectados y priorizar el desarrollo de las operaciones normales una vez resuelto el problema.

1. Comunica rápida y claramente : Envía un aviso rápido, idealmente con 24 horas de antelación si es posible
2. Utiliza líneas de asunto claras : Haga que su plantilla de correo electrónico sea lo más clara posible. Por ejemplo, el asunto podría ser: “Reprogramación: [Nombre de la Reunión] el [Fecha]”
3. Disculpa brevemente : Simplemente lamentarse por el cambio de última hora es suficiente. Da una razón concisa en una frase.
4. Propón 2–3 opciones de horario : Para aumentar las posibilidades de encontrar otro horario común y minimizar el ir y venir, propone varias opciones.
5. Pide confirmación : Para asegurar que todos estén alineados y presentes, pide a todos los asistentes que confirmen.
6. Agradece a los destinatarios : Una vez encontrado el siguiente horario, demuestre su agradecimiento a todos los miembros involucrados.
7. Utiliza una herramienta de planificación en línea : Ahorra tiempo y reduce el estrés utilizando un software de programación como PlanningPME para tener una visión clara de la disponibilidad de los empleados y enviar correos electrónicos automáticos personalizables en etapas relevantes.

Aquí tiene algunas plantillas que se pueden usar para gestionar cualquier tipo de reprogramación de eventos: reuniones, citas...

Plantilla 1: Plantilla general para adaptar

Asunto : Reprogramación de nuestra [Nombre de la Reunión] el [Fecha Original]

Cuerpo
Hola [Nombre],

Lo siento, pero necesito reprogramar nuestra reunión inicialmente prevista el [Fecha] a [Hora] por [motivo breve]. ¿Sería posible el [Opción de Fecha 1] o el [Opción de Fecha 2]?

Gracias por indicarme su preferencia o proponer otras fechas. ¡Gracias por su flexibilidad!

Atentamente,
[Su nombre]

Plantilla 2: Un colaborador esencial no está disponible.

Asunto : Necesitamos reprogramar nuestro [Nombre de la reunión] en [Fecha original] debido a la indisponibilidad del equipo

Cuerpo
Hola [Nombre],

[Name] se disculpa, pero debido a un cambio de última hora, no podrá unirse. Como es un miembro clave de esta reunión, lo mejor es posponerla.
Por favor, decidme qué fechas se adaptan mejor a vosotros para vuestra agenda:
Opción 1: [Fecha y hora]
Opción 2: [Fecha y hora]
Opción 3: [Fecha y hora]

Gracias por su comprensión.

Saludos
[Su nombre]

Plantilla 3: Correo electrónico de confirmación

Asunto : [Nombre de la reunión] reprogramado en [Nueva fecha]

Cuerpo
Hola [Nombre],

Tenga en cuenta que la fecha de [Nombre de la reunión] ha sido cambiada a [Fecha y hora].
Gracias de nuevo por su comprensión y flexibilidad.

Saludos
[Su nombre]

Con un software de programación online como PlanningPME, reprogramar cualquier tipo de evento se vuelve fácil gracias a funciones útiles que ahorran tiempo.

1. Gestionar las dobles reservas : Estate atento a todas las reservas dobles gracias a las alertas y a una interfaz clara y visual
2. Encuentra las ranuras comunes de un vistazo : Teniendo en cuenta las horas de trabajo, las tareas en curso y las ausencias de los empleados, la herramienta de planificación propone el siguiente hueco disponible para todos los participantes. También puedes filtrar manualmente el calendario por recursos asignados para identificar visualmente todos los espacios libres.
3. Arrastrar y soltar para reprogramar : Mueve reuniones o tareas con un rápido arrastrar y soltar. No hace falta editar cada evento manualmente.
4. Reasignar tareas fácilmente : Si alguien está fuera o sobrecargado, selecciona varias tareas y pásala a otro miembro del equipo en solo unos clics.
5. Gestionar tareas no asignadas : Utiliza el panel "para planificar" como lista de tareas pendientes para almacenar tareas no asignadas, y luego asigna estas tareas a los recursos cuando se note su disponibilidad.
6. Envía recordatorios automáticos durante todo el proceso : Una vez cambiado el estado de una tarea o la reprogramación, se enviarán notificaciones automáticamente a las personas implicadas. No hace falta ningún correo extra.
7. Comparte la planificación : Invita fácilmente a empleados o clientes a la planificación con acceso específico para lectura o escritura.

Ventajas de combinar una buena etiqueta en el correo electrónico (comunicación clara, oportuna y educada) con el poder de PlanningPME (funciones para programación inteligente y alertas automáticas):

• Respeta el tiempo de tu equipo
• Reducir la carga administrativa
• Evita reservas dobles y malentendidos
• Mantener a todos informados sin esfuerzo

Se reprograman, pero con el enfoque adecuado, no tiene por qué ser un rompecabezas. Sigue estas pautas y reprograma reuniones como un profesional, todo ello manteniéndote organizado y manteniendo a tu equipo enfocado.