Planificación semanal | Por qué y cómo hacerla

Definición

El planificador semanal, que suele presentarse en forma de tabla clara y colorida, es una especie de calendario empresarial o planificador semanal. Bajo su apariencia infantil, es una potente solución para optimizar la gestión del tiempo. De lunes a viernes, de martes a sábado, etc., ofrece una vista semanal exhaustiva y una visión precisa de las tareas que hay que realizar cada día. Para que el director, el jefe o el empleado puedan identificar las acciones que deben emprenderse y las prioridades.

Una programación semanal -como un mapa a lo largo de varios días consecutivos- le permite :

• asignar franjas horarias para satisfacer las necesidades de la empresa ;
• desglosar los periodos de trabajo (trabajo real, pausas para comer, reuniones, formación, etc.) ;
• compartir la disponibilidad entre los miembros del equipo ;
• destacar a la organización en su conjunto para una mayor proacción.

Evidentemente, este calendario debe adaptarse al plan de negocio de la empresa que lo utilice..

La ventaja de organizarse

Poder consultar una tabla que centraliza todas las actividades es una comodidad en el trabajo que contribuye al bienestar general. Como un entrenador deportivo que detalla en una pizarra la posición y el papel de cada jugador en el campo, todos saben qué esperar individual y colectivamente:

• Trabajo a realizar en el momento dado ;
• posicionamiento de los miembros del equipo ;
• situación de los servicios conexos ;

La ventaja de ser flexible

Lo que nos lleva a la segunda ventaja: la flexibilidad. Imagine que está al volante de su coche con una ruta trazada. Sin embargo, ante las inclemencias del tiempo, las obras en la carretera o un accidente: incluso con un buen GPS, es probable que la carretera no sea como la imaginaba. Es posible que tenga que hacer frente a circunstancias imprevistas para volver a la normalidad. Lo mismo ocurre cuando elabora su horario semanal. Establece una línea de actuación ideal, pero nunca es inamovible. Es un plan semanal diseñado para apoyarle, pero usted es el capitán.

La ventaja de anticiparse

La consecuencia de la flexibilidad: priorización y anticipación. Si tiene en marcha un proyecto decisivo, le resultará más fácil comprender sus repercusiones dentro del equipo. Basta con estructurar el proyecto en varias etapas o incorporar nuevos colaboradores. Así que puede :

• mantener el control sobre la organización detallada;
• cumplir los plazos.

La ventaja de ser educativo y productivo

Utilizando una herramienta de gestión del tiempo de trabajo en línea, será muy fácil crear un calendario claro que respete el ritmo de cada uno. Los cambios son visibles en cuanto se guardan los datos, los participantes son alertados instantáneamente de la actividad de una persona, de su presencia en una reunión, etc. Evitar los intercambios superfluos (que son legión de lunes a viernes), tendrá la ventaja de valorizar a las personas e influir generosamente en la productividad.

En pocas palabras

Organizar sus tareas cotidianas con un calendario semanal ayuda a fomentar la comprensión, la cohesión y, por tanto, el éxito de sus tareas. Con la práctica, permite compartir y canalizar rápidamente los objetivos individuales y conjuntos de un vistazo. Así podrá afrontar la semana con confianza, sea cual sea su función en la empresa.

¿No sabe por dónde empezar? Aquí están los 5 pasos principales para conseguirlo.

Enumere sus tareas

Desde las tareas más importantes hasta las más pequeñas:

• Elabore un resumen de todos los objetivos que deben alcanzarse, en forma de lista o de árbol (lo que le parezca más significativo).
• Reúna toda su información en un único lugar y utilícela como base de datos para elaborar sus calendarios semanales.
• Cree un modelo de lista de tareas que pueda perfeccionar con la práctica.

Enumere sus recursos

Para cada proyecto que vaya a realizar, tendrá que asignar un equipo, o más exactamente, colaboradores. Para ello, es esencial hacer balance de sus recursos, es decir :

• El número de servicios
• El papel de los equipos
• Las cualificaciones y los nombres de las personas que pueden cumplir los requisitos.

Esta primera etapa es esencial para la presentación de las filas y columnas que aparecerán en su futura programación semanal.

Nuestro consejo para estas 2 primeras etapas (y las siguientes): si se hace en grupo, será más estimulante y tendrá menos probabilidades de olvidos.

Defina sus prioridades y plazos

Otra fase crucial: a partir de las franjas horarias que le interesan, repasar su estructura de árbol o su lista de tareas pendientes para definir las prioridades. Para cada línea de tareas u objetivos semanales, necesitará :

• Asignar un plazo correspondiente ;
• Determinar el tiempo necesario para completar el proyecto ;
• Seleccionar los recursos humanos para garantizar el éxito ;
• Evaluar el momento adecuado para iniciar el proyecto ;

Nuestros consejos para esta 3ª etapa :
Utilizar rúbricas claras y concisas para elaborar su agenda semanal, y dejar siempre espacio para imprevistos. (Sustitución de días y personal en caso de ausencia).

Planificar sus misiones por importancia

Priorizar las tareas semanales puede ser un verdadero quebradero de cabeza. Por eso, un plan semanal le facilitará su organización. Estas prioridades incluyen:

• Distinguir entre objetivos a corto y largo plazo ;
• Dividir los plazos largos en tareas cortas ;
• Repartir las tareas en varias semanas.

Nuestros consejos para esta 4ª etapa :
Comunicar la información a sus equipos lo antes posible. Apreciarán la iniciativa y estarán en mejores condiciones para prepararse con antelación.

Revisión semanal

Ya sea al principio, a mediados o al final de la semana, usted elige el ritmo. Pero no descuidar la realización de una reunión semanal, que le permitirá :

• Animar a sus empleados ;
• Asegurarse del respecto del tiempo impartido ;
• Identificar rápidamente obstáculos y barreras ;
• Encontrar soluciones para recuperarse inmediatamentet ;

Nuestro consejo para esta 5ª y última etapa:
No dude en implicar a sus colaboradores. Podrán ofrecerle su propia visión y se implicarán aún más en el proyecto y sus plazos.

Crear una planificación semanal

Horarios Excel

La herramienta preferida de muchas empresas, el famoso programa de hojas de cálculo facilita la configuración y la experiencia inicial de trabajo autónomo. Una vez que domine sus funciones, le resultará fácil y rápido crear un calendario semanal e implantarlo en su empresa.

Las ventajas de un cuadro de gestión Excel

Encontrará todo tipo de planificadores semanales prediseñados en Microsoft. Plantillas de planificación a disposición de los usuarios, que pueden seleccionar y personalizar en función de sus recursos y tareas. Perfecto para una organización fija, pero más exigente cuando se trata de cambiar de horario a lo largo de la semana.

Las desventajas de la planificación en Excel

La hoja de cálculo Excel, que es una forma práctica de iniciarse en la gestión de la planificación, puede ser, en cambio, una fuente de errores. Como este tipo de dispositivo no es realmente intuitivo, requiere un gran rigor y competencisas dignas de un virtuoso. Incluso con una estructura pequeña, recuerda que su éxito recaerá enteramente sobre sus hombros. La gestión de horarios tiene sus límites, ya que le consume mucho tiempo al responsable.

Planificación y software en línea

Es una "nueva" generación de planificadores, con multitud de funciones para facilitarle el cotidiano. Pero, en realidad, no es una generación tan "nueva". La prueba, en PlanningPME, llevamos más de 20 años desarrollando soluciones para gestionar los horarios de la empresa. De hecho, desde 2002, trabajamos constantemente para ofrecerle alternativas aún mejores y colaborativas, velando al mismo tiempo por conciliar las necesidades humanas y la productividad.

Ventajas de una agenda semanal conectada

• Permite definir parámetros que se ajusten a su actividad principal.
• Le permite elaborar calendarios conformes a la legislación.
• Limitar el error humano.

Elaborar un calendario semanal con la ayuda de la gestión asistida allanará el camino hacia una organización serena. Más aún si su profesión requiere ajustes frecuentes.

Las soluciones PlanningPME

Horarios y occupación de personal, vacaciones y ausencias, gestión de tareas, proyectos, ocupación de salas de reuniones, formación, teletrabajo, etc. Nuestras soluciones intuitivas cubren todas las necesidades empresariales, sea cual sea el tamaño de la empresa.

• Software de planificación automatizada ;
• Planificación colaborativa en línea ;
• Servicios de apoyo, asesoramiento y formación ;

¿Le interesa un programa semanal eficaz e interactivo? PlanningPME responde a sus primeras preguntas.